21 tipov, ako ušetriť na nákladoch na tlač, ktoré vám výrobcovia zariadení neprezradia!

TIP 1: Tlačte iba to, čo naozaj treba vytlačiť.

V každodennom živote si všímame, že napriek tomu, že skoro každý má dnes smartfón a prístup k počítaču, stále sa veľa tlačí. Prečo je to tak? Pre mnohých ľudí je papier ľahšie a pohodlnejšie čítať ako obrazovka. Tlačené dokumenty sa ľahšie opravujú, označujú atď. a potom sa odovzdávajú ďalej. Tlačené výtlačky sú pevnejšie – nemôžu sa zrútiť alebo zmiznúť. K strate údajov dôjde iba v prípade požiaru alebo povodne. Výtlačky sú – napríklad pri zmluvách – nejakým spôsobom záväznejšie. Cítime sa s nimi bezpečnejšie. Digitálne podpisy alebo zálohy? Často prevláda neistota a nesúlad týkajúci sa zákonných lehôt uchovávania a požiadaviek na daňové dokumenty. Z tohto dôvodu sa všetko radšej tlačí a archivuje. Zvážte, či daný dokument naozaj treba vytlačiť. Zbytočné e-maily, dokumenty atď. nemusia byť tlačené. Lepšie je zlepšiť ergonómiu pracoviska (napr. zakúpiť lepší monitor alebo optimalizovať program na e-maily úpravou veľkosti písma).

TIP 2: Nevymieňajte atramentové kazety a tonery hneď pri prvom upozornení!

Určite poznáte ten pocit: sotva ste vymenili atramentovú kazetu, už sa znovu objaví upozornenie, že hladina atramentu je nízka a je potrebné ju okamžite vymeniť. Len preto, že je atrament takmer prázdny, ešte neznamená, že je potrebné ho okamžite vymeniť. Najlepšie je objednať si novú kazetu už teraz a počkať, kým sa aktuálna kazeta skutočne vyprázdni. Pri toneroch môžete skúsiť iný trik: vyberte toner a niekoľkokrát ním jemne zatraste vodorovne. Tým sa tonerový prášok rovnomerne rozloží vnútri kazety, čo vám často umožní tlačiť ešte nejaký čas bez problémov.

Tip: Ako vymeniť toner

TIP 3: Kupujte iba atramentové kazety a tonery s vysokou kapacitou.

Mnoho atramentových kaziet a tonerov je ponúkaných v rôznych verziách. Existujú štandardné kazety a tiež kazety s vyššou kapacitou, nazývané XL alebo HC (High Capacity). Ak si kúpite kazety s vysokou kapacitou, môžete v niektorých prípadoch výrazne znížiť náklady na tlač na stránku.

Všeobecné pravidlo: Čím vyššia je kapacita kazety alebo tonera, tým nižšie sú náklady na stránku. Je dobré porovnávať. Zvážte tiež svoje tlačové návyky. Ak veľa tlačíte, kazety XL a tonery s vysokou kapacitou sú pre vás ideálne. Ak tlačíte menej a používate atramentovú tlačiareň namiesto laserovej tlačiarne, existuje riziko, že väčšie atramentové kazety vyschnú.

Kazety a tonery s vysokou kapacitou majú zmysel najmä pre častých používateľov. Používatelia, ktorí tlačia menej, by mali skôr investovať do výhodných balíčkov s viacerými kazetami. Tonery sa však nemôžu vyschnúť, takže s tým si nemusíte robiť starosti.

TIP 4: Kupujte viacbalenia alebo dvojbalenia.

Mnoho atramentových kaziet a tonerov je dostupných v takzvaných viacbaleniach, promo baleniach, dvojbaleniach alebo dokonca štvornásobných baleniach. To platí ako pre originálne, tak aj pre alternatívne produkty. Ak si zakúpite kazety a tonery v sade, môžete ušetriť medzi 10 % a 30 % v porovnaní s nákupom jednotlivých kusov. Zároveň si môžete vytvoriť praktickú zásobu, aby ste sa vyhli prekvapeniu, keď dôjde atrament alebo toner.

TIP 5: Kupujte kompatibilné tonery a atramentové kazety.

Atramentové kazety, tonery, foto valce, pásky – nemusia byť vždy originálne! V našom internetovom obchode zistíte, že ponúkame lacnejšie alternatívy od iných výrobcov pre mnoho produktov. Často sa tieto kompatibilné tonery vyznačujú výraznou úsporou v porovnaní s originálnymi produktmi výrobcov zariadení. Alternatívne kompatibilné produkty prechádzajú množstvom kontrol kvality a sú vyrábané podľa priemyselných noriem, takže bez problémov fungujú s vaším zariadením. Cena je tu neporaziteľným argumentom. Našim zákazníkom odporúčame nasledujúce: ak musia byť výtlačky a kópie najvyššej kvality, pretože ich zasielate zákazníkom a obchodným partnerom, možno je lepšie zvoliť originálne produkty. Ak však používate výtlačky a kópie iba interne a krátkodobo, alternatívne atramenty a tonery sú skutočne dobrou voľbou!

TIP 6: Nakupujte príslušenstvo pre tlačiarne online!

Nákup atramentov a tonerov online je o 10 až 30 % lacnejší ako v kamenných obchodoch. Cenový rozdiel je taký veľký, že náklady na dopravu sú zanedbateľné. Máte tu tiež dokonalé porovnanie cien a rýchlo vidíte, ktorý produkt je pre vás najlacnejšou alternatívou. Okrem toho môžeme ponúknuť množstvo produktov alebo variantov produktov, ktoré bežný obchod často kvôli nedostatku miesta nevedie.

TIP 7: Kupujte tonery a atramentové kazety do zásoby.

Nefunkčná tlačiareň alebo nefunkčná kopírka môžu v mnohých firmách spôsobiť vážne oneskorenia a v najhoršom prípade dokonca straty. Vždy majte na pamäti, koľko atramentu alebo toneru ešte máte pre vaše zariadenia. Hneď ako tlačiareň alebo kopírka prvýkrát upozorní na nízku hladinu atramentu alebo prázdny toner, mali by ste zadať novú objednávku. A keď už ste pri tom, prečo nekúpiť viac kaziet a tonerov naraz? Takto môžete využiť výhody viacbalení a pre väčšinu produktov ponúkame zľavu už od 2 kusov, takže pri nákupe do zásoby vždy ušetríte. Inteligentné skladovanie tak prispieva k neprerušovanému a plynulému chodu vášho podnikania. Pokiaľ ide o tonery, nemusíte mať žiadne obavy z ich trvanlivosti, pretože obsahujú suchý prášok a nie tekutinu, takže nič nevysychá. Atramentové kazety však môžu pri nesprávnom skladovaní vyschnúť, preto by sa mali skladovať v tieni pri izbovej teplote alebo o niečo chladnejšie. Mali by zostať v originálnom obale, ktorý zvyčajne tvorí priehľadná fólia alebo hliníkové vrecko, ktoré chráni pred svetlom. Obal chráni atrament pred odparovaním a vysychaním.

Ďalšie informácie: Ako správne skladovať príslušenstvo pre tlačiarne.

TIP 8: Tlačte v režime konceptu.

Vaša tlačiareň a kopírka majú zvyčajne rôzne tlačové programy, ktoré vám umožňujú takmer nepozorovane šetriť atrament a toner. Tlačte napríklad v kvalite konceptu namiesto prezentácie. Pri tlači v režime konceptu tlačiareň spotrebuje menej atramentu. V niektorých prípadoch máte tiež možnosť vykonať skúšobné výtlačky s nižším rozlíšením. Ak nastavíte jeden z týchto režimov, výsledok tlače bude menej intenzívny, pretože tlačiareň alebo kopírka jednoducho spotrebuje menej atramentu alebo toneru. Toto nastavenie môžete teda použiť na skúšobné výtlačky alebo interné dokumenty. Ak potrebujete tak výtlačky najvyššej kvality, ako aj pracovné kópie, oplatí sa vytvoriť niekoľko tlačových profilov, v ktorých sú uložené príslušné nastavenia. Príslušné pokyny nájdete v užívateľskej príručke.

TIP 9: Tlačte lacnejšie s určitými písmami.

Písma so širokými písmenami, hrubými čiarami, mnohými ozdobami a serifmi spotrebúvajú viac atramentu a toneru ako zjednodušené písma. Použitím správneho písma môžete znížiť náklady na tlač až o 30 %. Úsporné písma sú „Century Gothic“ a „Garamond“, ktoré sú súčasťou štandardnej výbavy väčšiny textových editorov. Tri písma, ktorým by ste sa mali vyhnúť, pretože spotrebúvajú veľa atramentu a toneru, sú:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Menšie veľkosti písma tiež šetria papier a atrament. Pred tlačou môžete napríklad zmenšiť veľkosť písma na úroveň, ktorá je pre vás stále pohodlná na čítanie. Takto sa na jednu stranu zmestí viac obsahu, čo šetrí toner, atrament a možno aj papier.

TIP 10: Farebná alebo monochromatická tlač.

Ak chcete šetriť farebným atramentom, tlačte čiernobielo. To sa zdá byť jasné, ale zvážte, či je vždy potrebné tlačiť farebne. Nie náhodou sú farebné kópie v kopírovacích centrách oveľa drahšie ako bežné čiernobiele kópie. Farebné kazety sú zvyčajne drahšie ako čierne. A čo odtiene sivej? Mnoho tlačiarní a kopírok ponúka túto možnosť, ale je to naozaj úsporné? Bohužiaľ nie – veľa tlačiarní používa farby na vytvorenie odtieňov sivej. Sivá nie je tlačená iba čiernym atramentom, ale je zložená zo všetkých farieb. A to je presne to, čomu sa chcete vyhnúť.

TIP 11: Správne vypínajte tlačiareň.

Od začiatku: atramentovú tlačiareň by ste nemali vypínať prostredníctvom rozvodovej lišty. Tieto zariadenia spotrebúvajú veľmi málo energie. Ak sú však úplne odpojené od siete, pri opätovnom zapnutí sa znovu nainštalujú, čo môže viesť k tomu, že tlačové hlavy budú prepláchnuté atramentom, čím sa spotrebuje veľa drahého atramentu.

Laserové tlačiarne naopak v pohotovostnom režime spotrebujú relatívne veľa energie. Sú však obvykle vybavené vypínačom, ktorý ich úplne odpojí od siete a nenecháva ich v pohotovostnom režime. Ak ide o laserové tlačiarne a kopírky: vypínajte ich!

Rovnaké pravidlá platia pre tlačiarne ako pre chladničky a práčky: pri nákupe dbajte na energetickú účinnosť!

TIP 12: Kúpte novú tlačiareň.

Sú kazety alebo tonery pre vaše zariadenie veľmi drahé? A vlastníte zariadenie už dlhší čas? Potom by mohlo byť užitočné investovať do moderného zariadenia, kde sú spotrebné materiály lacnejšie. Náklady na novú atramentovú tlačiareň alebo malé zariadenie sa môžu vrátiť už po niekoľkých výmenách kaziet. Môže sa stať, že pre staršie zariadenia sa tonery a atramenty po čase prestanú vyrábať. V tomto prípade môže byť nákup nových tonerov alebo atramentov nielen zložitý, ale aj veľmi drahý.

TIP 13: Lacné tlačiarne majú príliš vysoké prevádzkové náklady.

Keď zakladáte firmu alebo začínate podnikať, je pochopiteľné, že budete čeliť mnohým počiatočným nákladom na spustenie prevádzky. Aj keď je tlak na náklady v tomto okamihu vysoký, nemali by ste šetriť na nesprávnom mieste. Lacné tlačiarne môžu byť lacné pri nákupe, ale prevádzkové náklady sú často veľmi vysoké. Výrobcovia zarábajú na predaji spotrebného materiálu, nie na predaji samotných tlačiarní alebo kopírok. Atramenty a tonery sú potom často prekvapivo drahé, a najmä startupy, mladí podnikatelia a malé a stredné firmy majú často vysokú potrebu tlače, napríklad kvôli marketingovým materiálom. Ak očakávate vysokú potrebu tlače, nie je vhodné kupovať lacné atramentové tlačiarne, ktorých výkon a možnosti sú obmedzené. Informujte sa vopred, aké sú náklady na kazety a tonery pre zariadenie, či existujú alternatívne produkty, a zvážte, koľko a čo približne budete tlačiť.

TIP 14: Atramentové tlačiarne s oddelenými kazetami.

Väčšina profesionálnejších atramentových tlačiarní má oddelené kazety pre jednotlivé farby. Menej profesionálne zariadenia pre domáce použitie používajú takzvané kombinované kazety, ktoré obsahujú všetky farby (žltú, magentu a cyan) v jednom zásobníku. Kombinované kazety sú vhodné pre používateľov, ktorí tlačia zriedka alebo málo. Ak však veľa a často tlačíte, oplatí sa investovať do tlačiarne s oddelenými atramentovými kazetami. Keď sa potom jedna farba vyčerpá, stačí vymeniť iba túto, zatiaľ čo ostatné môžete ešte používať.

Ak tlačíte a kopírujete iba dokumenty, texty alebo interné materiály, mali by ste zvážiť monochromatické tlačiarne alebo kopírky. Tieto zariadenia používajú iba čierny atrament alebo toner, čo znamená, že produkujú iba čiernobiele kópie a výtlačky. To má niekoľko výhod: často existujú špeciálne veľké kazety s obrovskou kapacitou, pretože v zariadeniach je na to dostatok miesta. A nepoužívané farebné kazety vám nemôžu spôsobovať žiadne problémy.

TIP 15: Zmeňte typ papiera a znížte náklady.

Plýtvanie papierom nie je dobré pre váš rozpočet, dúfame, že to je už jasné. Zároveň by ste mali venovať pozornosť kvalite papiera. Lacný papier má zvyčajne vysokú nasiakavosť, čo vedie k nadmernej spotrebe atramentu. Pre väčšinu aplikácií je bežný papier do tlačiarne s hmotnosťou 80 g/m² dostatočný. Keď je papier hrubší a kvalitnejší, cena tiež stúpa. Dôležité obchodné dokumenty alebo prezentácie vyzerajú lepšie na papieri s hmotnosťou 100 g/m². Na tlač fotografií sa používa špeciálny fotografický papier. Môžete tiež urobiť niečo pre životné prostredie, ak používate recyklovaný papier, ktorý môže byť tiež lacnejší ako čistý biely papier. Ak máte v podniku niekoľko kopíriek, prečo nevybaviť jednu tlačiareň drahším bielym papierom a druhú recyklovaným papierom pre interné dokumenty?

Tu sú dva ďalšie tipy: hrubý a chlpatý papier zanecháva vlákna vo vnútri zariadenia, čo urýchľuje opotrebovanie. Preto používajte dobrý papier. Používajte tiež uzavreté zásobníky na papier. Tlačiarne majú často horný a dolný podávač papiera. Ak je zásobník na papier otvorený, papier môže naberať prach. Počas tlače sa prach a nečistoty dostávajú do vnútra tlačiarne. To môže prispieť k opotrebovaniu a v najhoršom prípade spôsobiť upchatie trysiek.

TIP 16: Obojstranná tlač.

Papier je drahý; kvalitný papier je ešte drahší. A plýtvanie papierom je drahé pre životné prostredie. Poznáte to: idete ku kopírke alebo tlačiarni vo vašej kancelárii a než sa dostanete k svojim dokumentom, musíte doplniť papier, pretože kolegovia vytlačili všetky podávače do prázdna. Dobré, ak je zásoba papiera uložená v blízkosti zariadenia, ale čo ak nie? Doplňovanie zásobníkov papiera je na dlhú dobu nevyhnutné, ale intervaly je možné predĺžiť. Prvá možnosť: vyskúšajte možnosť „Tlačiť viac strán na jednu stranu“ v nastaveniach tlačiarne. Takto sa z dvoch strán A4 rýchlo stane jedna. Podobne funguje funkcia zoom na kopírkach. Ak nastavíte zoom na cca 70 % (pozrite sa na individuálne nastavenia vašej kopírky), dve susediace strany A4 sa zmenšia na jednu stranu A4. Druhá možnosť: poznáte obojstrannú tlač? Táto funkcia, ktorú nájdete hlavne na kopírkach, zaisťuje, že vložený papier bude potlačený z oboch strán. Je to šikovný spôsob, ako znížiť spotrebu papiera na polovicu a ušetriť miesto v kancelárii.

TIP 17: Chytré rozloženie strán.

Práve ste vytlačili 100-stranový PDF, aby ste si ho mohli pohodlne prečítať na cestách? Alebo ste kopírovali posledný výtlačok alebo protokol bez toho, aby ste si dokument vopred prezreli? Teraz sedíte a vidíte, že ste vytlačili príliš veľa strán, čím ste zbytočne spotrebovali papier, atrament alebo toner. Rýchly pohľad na dokument, napríklad pomocou náhľadu tlače alebo zobrazenia strán, môže efektívne zabrániť plytvaniu a odpadu.

Pomocou funkcie „Strany od-do“ môžete nastaviť, ktoré strany sa majú tlačiť. Vynechajte prázdne strany alebo strany s nepotrebnými grafikami. Často je titulná strana veľkým spotrebiteľom atramentu. Môžete tiež vynechať poznámky pod čiarou, ktoré sú obvykle na konci dokumentu a ktoré hneď nepotrebujete. Takto ušetríte atrament alebo toner a papier.

Môžete tiež vytlačiť viac strán na jeden list. Vaša tlačiareň a kopírka ponúkajú príslušné nastavenia v ponuke. Tým tiež výrazne ušetríte atrament a papier.

Zatvorte tiež kryt kopírky pri kopírovaní, aby toner nebol zbytočne spotrebovaný na tlač čiernych oblastí. Alebo ešte lepšie, vyskúšajte funkciu zoom na kopírke, aby ste sa vyhli čiernym pruhom a šetrili toner. Súčasne sú trochu väčšie zväčšené dokumenty lepšie čitateľné.

TIP 18: Používajte náhľady a Word na úsporu nákladov na tlač.

Pri použití tlačového programu vo vašom prehliadači sa zvyčajne zobrazí náhľad strán, ktoré sa majú tlačiť. Často je text alebo obrázok, ktorý je pre vás dôležitý, len na niekoľkých stránkach, zatiaľ čo reklamy, bannery, hlavičky alebo pätičky strán zaberajú ďalšie celé stránky. Skontrolujte, ktoré strany naozaj chcete tlačiť, a nastavte ich ako „vybrané strany“, aby tlačiareň tlačila iba tieto. Niektoré stránky ponúkajú špeciálne zobrazenia tlače, ktoré odstránia dizajnové prvky alebo farby. Tieto sú často označené malou ikonou tlačiarne na stránke. Takto sa grafické prvky skryjú a obsah na tlač sa zredukuje na text, čím šetríte atrament alebo toner. Ak chcete vytlačiť iba text z určitej stránky, nemusíte to robiť priamo z prehliadača. Skopírujte text, vložte ho do Wordu a odstráňte nepotrebné formátovanie. Môžete napríklad zvoliť menšiu veľkosť písma. Takto opäť potrebujete menej atramentu alebo toneru na tlač.

TIP 19: Znížte náklady na tlač fotografií.

Už mnoho rokov predávajú hlavní výrobcovia, ako HP a Canon, tlačiarne, ktoré sú zvlášť vhodné na tlač fotografií. Zvyčajne vyžadujú špeciálny fotografický papier. S vhodnými prípravami môžete aj tu šetriť atrament. V prvom rade je potrebné mať na pamäti, že pri tlači fotografií sú dôležitými kritériami ostrosť a hĺbka farieb. Kvalitný atramentový papier má hladký povrch a nízku nasiakavosť, takže potrebuje menej atramentu. Vždy v nastaveniach tlačiarne zvoľte typ papiera, ktorý používate, aby sa automaticky používalo menej atramentu pri tlači. Nadmerné množstvo atramentu na papieri nemusí nevyhnutne zlepšiť hĺbku a ostrosť, ale predlžuje čas schnutia fotografií a môže viesť k rozmazaniu povrchu. Najlepšie fotografické výtlačky dosiahnete kombináciou kvalitného fotografického papiera, pokiaľ možno bez drevných vlákien, s vhodným nastavením tlačiarne a voľbou úsporného režimu tlače.

TIP 20: Prijímajte faxy cez počítač.

Má vaša firma ešte stále fax? Nemôžete sa v podnikaní obísť bez faxu? Bohužiaľ, často dostávate iba jednoduché potvrdenia alebo dokonca nechcenú reklamu faxom. Fax tlačí všetko – bez filtra – či to chcete alebo nie. Lepšie je nastaviť počítač a telefónnu linku tak, aby faxy najprv dorazili do vašej e-mailovej schránky pred tým, ako budú vytlačené. Takto máte možnosť rozhodnúť, čo bude vytlačené a čo zmazané. Rovnaký postup je možné použiť aj na odosielanie faxov. Už nebudete musieť čakať niekoľko minút na odoslanie faxu. Odosielanie faxov potom nie je o nič ťažšie ako odosielanie e-mailu s prílohou.

TIP 21: Tlačte sami namiesto zadávania tlače externe.

Mať tlačiareň alebo kopírku má očividné výhody. Takmer žiadna kancelária alebo domácnosť sa dnes nezaobíde bez vlastného zariadenia. Farebná tlač a tlač fotografií sa stali natoľko jednoduchými a ekonomickými, že sa často oplatí vykonať tlač priamo na mieste lacnejšie a pohodlnejšie ako v špecializovanom obchode.

Ak však pracujete v oblasti architektúry, plánovania stavieb alebo strojárstva, často budete potrebovať tlačiť plány alebo mapy, ktoré štandardné zariadenia nezvládnu. Aj tlačiarne a kopírky s formátom A3 môžu byť príliš malé. V takom prípade môže pomôcť iba návšteva kopírovacieho centra alebo tlačiarne, čo však môže byť dosť drahé. Ak sa pravidelne, možno aj niekoľkokrát týždenne, ocitnete v kopírovacom centre, zvážte kúpu plotra. Tieto veľkoformátové tlačiarne, ako sú Riso, OCÉ, Canon alebo HP, vám umožňujú tlačiť plány a mapy sami. V našom obchode nájdete vhodné kazety pre váš plotter. Môžete si už teraz pozrieť na našej webovej stránke, koľko stoja jednotlivé kazety.